Come e quando costituire una sezione ESN in Italia? Chi contattare? Di seguito troverai alcuni consigli ed esempi su come muoverti!

STEP 1. Team

Per prima cosa è necessario trovare un gruppo di persone che siano pronte ad imbarcarsi in questa nuova avventura, entusiaste e interessate alla mission di ESN.

Puoi coinvolgere i tuoi amici e studenti che hanno già partecipato ad esperienze di mobilità internazionale.

Puoi chiedere l’aiuto dell’Ufficio Relazioni Internazionali della tua Università, che possiede una lista degli studenti italiani di ritorno dai progetti di scambio e che può aiutarti a metterti in contatto con loro.

STEP 2. Contatto con l'Università

Il lavoro di una sezione ESN è tanto più facile quanto migliori sono i rapporti con l’Università.

Un buon punto di partenza è la pianificazione di un incontro settimanale con gli studenti internazionali, al fine di comprendere meglio i loro bisogni e interessi.

Lo scopo è quello di favorire l’integrazione degli studenti stranieri e migliorare la qualità del loro soggiorno in Italia.

L’Ufficio Relazioni Internazionali può aiutarvi a mettervi in contatto con gli studenti stranieri e, con l’instaurazione di un rapporto proficuo, potrebbe aiutarvi ad ottenere finanziamenti per le vostre attività e ottenere per voi uno spazio all’interno dell’Università da adibire ad uso “Ufficio”.

STEP 3. Principi di ESN

Per poter entrare a far parte di ESN è fondamentale condividerne i principi statutari nazionali e internazionali, essere dotati di uno statuto conforme ai suddetti principi e avere quale attività principale e continuativa quella di accogliere e favorire l’integrazione degli studenti in scambio, anche attraverso la fattiva collaborazione con gli istituti di istruzione superiore ed in particolare con l’Università “di provenienza”.

Prima di affrontare l’iter per entrare a far parte di ESN, una aspirante sezione deve essere consapevole che:

  • sarà invitata a lavorare per ESN a livello nazionale e internazionale e sarà comunque obbligata a farlo nella misura delle decisioni prese in seno all'AGM;
  • sarà sempre identificata come “sezione ESN” in tutte le proprie attività e comunicazioni ufficiali e dovrà rispettare la Corporate Visual Identity;
  • può essere costituita una sola sezione ESN per ogni Ateneo (fanno eccezione le sedi distaccate);
  • la partecipazione a organizzazioni / unioni universitarie è ammessa, previo consenso del Board Nazionale, a condizione che queste operino in conformità ai principi e agli scopi di ESN.

Per ulteriori informazioni visitare questi siti:

STEP 4. Diventare una sezione ESN ufficiale

Quando inizierai a organizzare le attività in modo più regolare, sarà una buona idea dare al tuo Team un carattere maggiormente formale, registrandosi legalmente.

Ciò comporterà diversi vantaggi, rendendo più agevole l'ottenimento di fondi dai bandi universitari e più semplice stringere legami ufficiali.

Una volta che avrete consolidato la struttura e l’organizzazione potrai chiedere l'ammissione a ESN.

Come fare?

Contatta il Vicepresidente di ESN Italia (vicepresidente@esn.it).

Assicurati che la tua associazione risponda ai nostri criteri di ammissione, compila il modulo presente sul sito di ESN International e invialo al Vicepresidente insieme all'Atto Costitutivo e allo Statuto dell'associazione.

Verificata la conformità dell'Atto Costitutivo e dello Statuto dell'associazione agli Statuti di ESN Italia e ESN International, a seguito di un periodo di prova della sezione aspirante, l’Assemblea Generale voterà sull’ammissione.

In che modo una sezione ESN può assistere gli studenti internazionali?

ESN può essere di grande aiuto nel rendere il soggiorno e l’esperienza universitaria degli studenti stranieri più accessibili e piacevoli.

Ad esempio può essere utile tradurre le informazioni riguardanti il piano di studi, pubblicare una guida informativa sull'università/città, o fare un'agenda delle attività culturali che potrebbero interessare gli studenti.

La sezione ESN può poi fornire il proprio appoggio e aiuto agli studenti italiani che si apprestano a partire per la propria esperienza all’estero (outgoing), ad esempio mettendoli in contatto con ex studenti erasmus, che potranno dare loro informazioni utili prima della partenza.

Viaggi, feste internazionali, attività culturali saranno allo stesso modo importanti.

Le altre sezioni ESN, con più esperienza, potranno aiutarti nell'organizzazione delle attività.

 

Ecco quanto previsto dal Regolamento di Attuazione di ESN Italia in materia di Ammissione.

3 Costituzione di una Sezione Ordinaria.

Presso ogni Ateneo o istituto di formazione superiore equivalente, anche se nella medesima città, può esser costituita una sola Sezione Ordinaria.

In presenza di Atenei o istituti di formazione superiore equivalenti strutturati con sedi collegate in città diverse, è ammissibile la costituzione di un'autonoma Sezione Ordinaria presso ciascuna sede.

4 Accesso alla procedura di ammissione.

La procedura di ammissione è riservata a gruppi o ad associazioni studentesche, anche se prive dei requisiti di cui all'articolo 16 del presente Regolamento.

5 Procedura di ammissione

Il gruppo o l’associazione che intenda aderire a ESN Italia, deve presentare una comunicazione scritta al Vicepresidente di ESN Italia. Da questo momento il gruppo o l’associazione viene definito Sezione Ambiziosa.

Entro trenta giorni dalla ricezione della comunicazione, il Vicepresidente deve rispondere indicando alla Sezione Ambiziosa gli adempimenti da svolgere per la procedura di ammissione e inviarle l’apposito Application Form, una copia dello Statuto di ESN Italia e una del presente Regolamento.

Entro novanta giorni dalla comunicazione del Vicepresidente, la Sezione Ambiziosa deve inviare:

  1. il proprio Statuto,
  2. il proprio atto costitutivo,
  3. l’Application Form integralmente compilato,
  4. il piano delle attività svolte e da svolgere,
  5. la lettera di supporto da parte dell’Ateneo

La presentazione della richiesta comporta l’accettazione da parte della Sezione Ambiziosa dello Statuto di ESN Italia e del Regolamento di Attuazione, nonché di ogni altro Regolamento approvato dall'Assemblea Generale, e dello Statuto di ESN AISBL e dei principi in esso stabiliti.

Se la Sezione Ambiziosa non provvede ad inviare tale documentazione entro il termine stabilito, il Vicepresidente dichiara la richiesta di ammissione irricevibile.

6 Controllo tecnico dello Statuto della Sezione Ambiziosa

La Commissione Statuto e Affari Legali nomina tra i suoi membri un responsabile per controllare lo Statuto della Sezione Ambiziosa. Il responsabile invia la propria relazione scritta al Vicepresidente, al Consiglio Direttivo di ESN Italia, al Collegio dei Garanti e al Coordinatore della Commissione prima che la Sezione acquisisca lo stato di Sezione Aspirante.

7 Valutazione della documentazione

Se il Vicepresidente di ESN Italia ritiene che la documentazione inviata dalla Sezione Ambiziosa ai sensi dell’articolo 5 del presente Regolamento sia valida e completa nonché conforme ai principi generali di ESN Italia, nomina la Sezione Ambiziosa come Sezione Aspirante e ne dà comunicazione a mezzo email al Consiglio Direttivo di ESN Italia, al Collegio dei Garanti ed alle Sezioni Ordinarie tramite i canali ufficiali di ESN Italia.

Se il Vicepresidente di ESN Italia ritiene la documentazione inadeguata o difforme ai principi generali di ESN Italia rigetta la domanda motivando la propria decisione e provvedendo ad informarne immediatamente la Sezione Ambiziosa. Questa può modificare la documentazione conformandosi alla decisione motivata del Vicepresidente e ripresentare nuovamente la documentazione una volta trascorsi novanta giorni dalla comunicazione di rigetto effettuata dal Vicepresidente.

8 Acquisizione dello stato di Sezione Candidata

Alla prima Assemblea Generale utile la Sezione Aspirante si presenta dinanzi all’Assemblea Generale e da quel momento acquisisce lo stato di Sezione Candidata.

9 Study Trip

La Commissione Network Care nomina tra i suoi membri un responsabile che affianchi e supporti la Sezione Candidata per gli adempimenti in capo alla stessa, ne monitori l’attività e, qualora ve ne sia la disponibilità, organizzi un incontro presso la sede della Sezione Candidata. Il responsabile è tenuto ad inviare un report scritto inerente il periodo di osservazione della Sezione Candidata al Vicepresidente, al Consiglio Direttivo, al Collegio dei Garanti e alle Sezioni Ordinarie tramite i canali ufficiali di ESN Italia c ome materiale preparatorio prima dell’Assemblea Generale di cui all’articolo 11 del presente Regolamento. Spetta inoltre a tale responsabile effettuare i controlli legati all'utilizzo della Corporate Identity da parte della Sezione Candidata, garantendo il rispetto della disciplina prevista dalle disposizioni di riferimento di ESN AISBL.

Il responsabile ha la facoltà di monitorare le attività della nuova sezione fino all'Assemblea Generale successiva all’ammissione.

10 Diritti e doveri della Sezione Candidata

La Sezione Candidata:

a) può partecipare con i propri soci a qualsiasi attività, progetto o evento di ESN Italia, ma in nessun caso potrà esercitare il diritto di voto,

b) può utilizzare il logo ESN e ogni altro simbolo o segno distintivo o strumento di ESN Italia, escluse le tessere ufficiali di ESN AISBL,

c) può aggiungere al proprio nome e/o simbolo la dicitura “Erasmus Student Network (o il suo acronimo) Sezione Candidata”,

d) può richiedere l’inserimento dei propri membri nei canali ufficiali e non ufficiali di comunicazione di ESN Italia.

11 Candidatura a Sezione Ordinaria

La candidatura a Sezione Ordinaria può essere presentata dalla Sezione Candidata a partire dalla seconda Assemblea Generale dopo quella in cui la stessa ha acquisito lo stato di Sezione Candidata.

Prima dell’Assemblea Generale prescelta il Vicepresidente di ESN Italia deve inviare, entro il termine previsto per l’invio dei materiali preparatori, un parere scritto motivato sull’operato della Sezione Candidata al Consiglio Direttivo di ESN Italia, al Collegio dei Garanti e alle Sezioni Ordinarie tramite i canali ufficiali di ESN Italia.

Contestualmente, la votazione sulla candidatura della Sezione Candidata a Sezione Ordinaria viene inserita all’ordine del giorno dell'Assemblea Generale.

12 Votazione

L'Assemblea Generale delibera a scrutinio segreto sull'attribuzione dello stato di Sezione Ordinaria.

Tale delibera deve essere assunta a maggioranza qualificata.

13 Esito della votazione

Col voto favorevole dell'Assemblea Generale la Sezione Candidata diviene Sezione Ordinaria e acquista tutti i diritti e doveri di una Sezione Ordinaria.

Il diritto di voto potrà essere esercitato a partire dall'apertura dei lavori dell’Assemblea Generale successiva a quella dell’ammissione, salvo il caso in cui il Consiglio Direttivo di ESN Italia conceda la proroga di cui all’articolo 15 del presente Regolamento. In tal caso il diritto di voto sarà esercitabile a partire dall’apertura dei lavori dell’Assemblea Generale a cui la proroga sull’ottenimento dei requisiti minimi è riferita.

In caso di voto sfavorevole la Sezione Candidata perde tale stato e tutti i diritti derivati dall’acquisizione dello stesso. Il gruppo o l’associazione la cui candidatura sia stata respinta

potrà acquisire nuovamente lo stato di Sezione Ambiziosa una volta trascorso un periodo non inferiore a sei mesi dal termine dell’Assemblea Generale in cui la candidatura è stata rigettata.

14 Candidatura in assenza di requisiti

La Sezione Candidata che, al momento della votazione di cui al precedente articolo 12, non fosse in possesso dei requisiti di cui all'articolo 16 del presente Regolamento, è ugualmente ammessa alla votazione dell'Assemblea Generale.

In caso di esito positivo, la delibera si intende sospensivamente condizionata all'ottenimento dei citati requisiti, entro l'apertura dei lavori dell’Assemblea Generale successiva alla deliberazione.

Verificata la sussistenza di tali requisiti la Sezione esercita il diritto di voto immediatamente a partire dall'Assemblea Generale successiva a quella in cui è stata adottata la delibera che attribuiva lo stato di Socio.

15 Permanere dell’assenza dei requisiti

In caso di mancato ottenimento dei requisiti di cui all'articolo 16 del presente Regolamento entro l'apertura dell'Assemblea Generale successiva alla votazione di cui al precedente articolo 12, la richiesta di ammissione della Sezione Candidata è respinta, salvo che la Sezione Candidata dimostri che tale mancato ottenimento è dipeso da gravi motivi. In tal caso, è facoltà del Consiglio Direttivo di ESN Italia concedere alla Sezione Candidata una proroga all'ulteriore Assemblea Generale. Detta proroga non è reiterabile